Zwölf Tipps für wirkungsvolle Briefe an Kunden

Dem Handwerksportal deutsche-handwerks-zeitung.de zufolge sollten Unternehmer den Stil ihrer gesamten Korrespondenz überprüfen: Anschreiben, Angebot, Werbebrief, Rechnung, Mahnung, Kündigungsbestätigung und Rückgewinnungsschreiben.



Der Grund: Der Kommunikationsstil von heute sei lockerer als früher, der Schreiber könne kreativer sein. deutsche-handwerks-zeitung.de hat die wichtigsten Tipps für ansprechende Briefe zusammengestellt:

1. Ziele setzen
Legen Sie das Ziel Ihres Schreibens fest – am besten schriftlich: Was wollen Sie konkret damit erreichen? Formulieren Sie so, wie Sie es Ihrem Kunden auch im direkten Gespräch sagen würden. Fassen Sie sich kurz. Lange Texte signalisieren: Arbeit.

2. Grobfassung schreiben
Sammeln Sie Stichworte und Inhalte und schreiben Sie damit zunächst eine grobe Fassung. Verkürzen, verfeinern und verdichten Sie dann die Inhalte, bis nur noch der relevante Nutzen für den Leser übrig bleibt.

3. Begehrlichkeiten wecken
Jeder Brief ist ein Verkaufsgespräch: Ihr Schreiben sollte darum nicht nur Aufmerksamkeit und Sympathie, sondern vor allem ein "Habenwollen" auslösen. Sprechen Sie die Sprache Ihrer Zielgruppe. Dann fühlt sich der Empfänger verstanden. Er entscheidet innerhalb von Sekunden, ob er Ihren Brief bis zum Ende liest.

4. Unausgesprochene Fragen beantworten
Versetzen Sie sich in die Rolle Ihres Lesers und beantworten Sie in Ihrem Brief zuerst seine unausgesprochenen Fragen:

• Wer schreibt mir?
• Warum ausgerechnet mir und warum gerade heute?
• Was habe ich davon, wenn ich das alles jetzt lese?
• Wie kann ich reagieren oder was soll ich als Nächstes tun?
• Werden alle gemachten Versprechen auch sicher eingehalten?

5. Ansprechend verpacken
Das Kuvert vermittelt den ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen. Achten Sie daher auf eine ansprechende grafische Gestaltung des Kuverts und eine erstklassige Papierqualität.

6. Lesbare Schrift verwenden
Wählen Sie eine klare und gut lesbare Schrift – zum Beispiel eine Serifenschrift. Verwenden Sie dunkle Schrift auf hellem, möglichst farbigem Grund. Schreiben Sie linksbündig (in Flatter- oder Blocksatz) und vermeiden Sie S p e r r u n g e n sowie Passagen in GROSSBUCHSTABEN. Beides lässt sich schwer lesen und wirkt unangenehm.

7. Kurz und einfach schreiben
Schreiben Sie kurze, einfache Sätze mit maximal 14 Worten. Äußern Sie pro Satz nur einen Gedanken. Schreiben Sie positiv und verwenden Sie bildhafte Verben und Adjektive. Vermeiden Sie nach Möglichkeit Fachjargon, Hilfsverben, lange Worte und umständliche Substantive. Und: Schreiben Sie fehlerfrei. Lassen Sie Ihre Briefe korrigieren – vier Augen sehen mehr als zwei.

8. Den Leser ansprechen
Schreiben Sie in der "Sie"-Form. "Wir"-Formulierungen wirken selbstverliebt statt kundenfokussiert. Verwenden Sie den Namen des Empfängers in der Anschrift, in der Begrüßungszeile und einmal mitten im Text. Der eigene Name ist ein Hingucker. Lassen Sie etwas Persönliches einfließen, damit es nicht nach Textbausteinen riecht. Unterschreiben Sie die Briefe persönlich und mit farbiger Tinte.

9. Text gliedern
Gliedern Sie Ihren Text durch Aufzählungen, Zwischenüberschriften und Absätze. Ein Absatz sollte maximal fünf Zeilen haben. Unterstreichen Sie Wesentliches oder heben Sie es fett hervor. So geben Sie dem Auge Haltepunkte.

10. Zum Handeln auffordern
Machen Sie dem Leser Vorschläge für das weitere Vorgehen. Fordern Sie ihm zum Handeln auf: "Am besten senden Sie noch heute …", "Ganz einfach bestellen Sie, indem Sie…".

Schreiben Sie, wann und wie der Kunde Sie am besten erreicht. Nennen Sie einen Ansprechpartner und machen Sie dem Kunden das Aktivwerden so einfach wie möglich – etwa durch ein Bestellformular, einen Gutschein oder eine (vorfrankierte) Antwortkarte.

11. Nachtelefonieren
Telefonieren Sie Ihrem Brief spätestens drei Tage nach Postausgang nach. Versenden Sie immer nur so viele Briefe, wie Sie telefonisch in dieser Zeit nachbearbeiten können.

12. Intern informieren
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, wenn Sie eine größere Anzahl von Mailings versenden. Ihre Mitarbeiter sollten Bescheid wissen, wenn ein Kunde auf Ihr Angebot reagiert. (uqrl)