So entgehen Ihre E-Mails dem Papierkorb

Laut dem IT-Portal computerwoche.de müssen E-Mails folgende Kriterien erfüllen: Relevanz, eine persönliche Ansprache und ein ansprechendes Design.



Wie Sie Ihre E-Mails richtig gestalten, hat computerwoche.de in zehn Schritten zusammengestellt.

1. Beziehen Sie sich auf den Empfänger
Konzipieren Sie E-Mails so, dass sich die Zielgruppe angesprochen fühlt. Wenn Sie nämlich alles an alle verschicken, werden Empfänger oft verwirrt. Die Folge: Ihre Mails landen im Papierkorb.

2. Legen Sie Zielgruppen fest
Besonders erfolgreich sind individuelle Ansprachen – dafür eignen sich E-Mail-Verteiler. Mit dem Einsatz von E-Mail-Marketing-Systemen können Sie den Arbeitsaufwand gering halten.

3. Sprechen Sie den Empfänger persönlich an
Achten Sie auf Kleinigkeiten: Unbekannte Adressaten mit "Hallo" anzusprechen wäre genauso unpassend wie einen jugendlichen Sportler mit "Sehr geehrter Herr" zu begrüßen. Eine Lösung: Sprechen Sie Gruppen nach dem Muster "Liebe ... - Freunde" an.

Weiterhin ist die korrekte Ansprache mit dem vollständigen Titel wichtig – Berufsbezeichnungen sind hingegen unüblich.

4. Vermeiden Sie Anonymität
Viele E-Mails werden zentral verschickt – und sind dadurch anonym. Sie können diese jedoch individualisieren: E-Mail-Marketing-Systeme verschicken zwar zentral, enthalten aber einen individuellen Absender.

5. Zahlen Sie nicht unnötig viel Geld
Der E-Mail-Versand über professionelle Anbieter kostet Geld. Gerade wenn E-Mails möglichst individuell sein sollen, können die Kosten steigen. Wägen Sie genau ab, ob ein professioneller Anbieter nötig ist.

6. Wählen Sie das passende Format
Vier Formate stehen für den E-Mail-Versand zur Verfügung: Postcard, Newsletter, Zweispalter und Geschäftsbrief. Wählen Sie das Format so, dass es zum Empfänger passt.

Für den E-Mail-Verkehr mit Banken und Versicherungen eignet sich zum Beispiel der Geschäftsbrief.

7. Lenken Sie die Aufmerksamkeit auf das Wesentliche
E-Mails werden meistens nur oberflächlich gelesen: Daher sollte der Blick des Lesers sofort auf das Wichtigste gelenkt werden.

Setzen Sie Text und Bild im richtigen Verhältnis ein. Die relevanteste Information sollte oben stehen. Verlinken Sie Bilder und Überschriften – das mögen Leser.

8. Gestalten Sie übersichtlich
Halten Sie Ihre E-Mails kurz und knapp. Weiterhin ist ein einheitlicher Auftritt für die Marken-Identität wichtig – dabei helfen kann ein Style-Guide. Das Design von Homepage und E-Mail muss zusammen passen.

9. Optimieren Sie Ihre E-Mails
Outlook, Outlook Express, Thunderbird, T-Online, AOL, GMX und Web.de sind die wichtigsten Client-Systeme – dafür sollten E-Mails optimiert werden. Professionelle Agenturen können bei der Anpassung helfen.

10. Fordern Sie Leser geschickt zu mehr auf
Im Normalfall soll der Leser auf die Unternehmensseite geleitet werden. Wählen Sie dafür die richtige Aufforderung: "Mehr Informationen" oder " Produktdetails" eignen sich besser als "Jetzt kaufen". (uqrl)