Zu viele Meetings haben kein klar definiertes Ziel, zum Beispiel wöchentliche Teambesprechungen oder Fortschrittsberichte. Optimale Besprechungen beziehen sich auf konkrete Aktionen, die mit klaren Zielen oder gewünschten Ergebnissen verbunden sind.

Mit steigender Teilnehmerzahl steigt das Risiko ergebnisloser Gespräche. Überlegen Sie, welcher Mitarbeiter wirklich anwesend sein muss oder wem es genügt, später die Ergebnisse zu erhalten. Gehen Sie dabei diplomatisch vor: Betonen Sie, dass nicht eingeladene Mitarbeiter nicht übergangen werden, sondern ihre Zeit für etwas anderes nutzen können.

Eine schlüssige Agenda ist entscheidend und sollte den Teilnehmern rechtzeitig bereitgestellt werden, damit sie während der Besprechung darauf eingehen können. Alle Teilnehmer müssen genau wissen, welche Gesprächspunkte vorbereitet werden müssen.

In einem professionellen Konferenzraum mit der richtigen Beleuchtung und Belüftung können sich die Teilnehmer besser konzentrieren. 

Wie oft waren Sie schon bei Besprechungen in stickigen Räumen mit gähnenden Teilnehmern? In denen die Fenster so gespiegelt haben, dass Ihnen der Kopf brummte oder Monitore unlesbar wurden? In denen Sie ständig durch Leute unterbrochen wurden, die wissen wollten, ob der Raum frei ist? Diese Störfaktoren beeinträchtigen die Produktivität: Sie lenken die Teilnehmer ab und senken dadurch die Leistungsfähigkeit. 

Die richtige Raumwahl ist besonders für Besprechungen mit potenziellen Kunden wichtig. Suchen Sie einen Raum mit der richtigen Größe, der sich in erstklassiger Lage befindet und rundum ausgestattet ist. Wer nicht über ein repräsentatives Büro verfügt, kann Konferenzräume auf Tages-, Halbtages- oder Stundenbasis mieten.

Ist für die Besprechung ein Sitzungssaal, ein Seminarraum oder eine Bestuhlung in U-Form von Nöten? Fragen Sie alle Besprechungsteilnehmer, was sie benötigen: Flipchart, Whiteboard, Drucker oder Kopierer? Wird den Teilnehmern eine Präsentation vorgeführt, die eine bestimmte Stuhlanordnung erfordert?

Hungrige oder durstige Teilnehmer sind weniger produktiv, so dass Sie Tee, Kaffee und Wasser und eventuell auch Snacks oder ein Mittagessen anbieten sollten. In diesem Fall müssen Sie genug Platz für Tassen und Teller vorsehen.

Eine Alternative zu Besprechungen können Videokonferenzen sein. Durch sie lässt sich viel Geld und Zeit für Reisen und gleichzeitig die Umwelt schonen. Voraussetzung für ein erfolgreiches Gespräch ist eine hochwertige Technik, die eine problemlose Übertragung ermöglicht. Überlegen Sie also nicht nur, wer an der Besprechung teilnehmen muss, sondern auch wie die einzelnen Personen teilnehmen. 

(uqrl)