Beantworten Sie die W-Fragen: Was? Wer? Wo? Wann? Wie? Die Antworten auf diese Fragen sollten die Redakteure spätestens im ersten Absatz finden. 

Denken Sie außerdem an eine Kernbotschaft: Was möchten Sie dem Redakteur eigentlich mitteilen? Beantworten Sie diese Frage in einem Satz: Stellen Sie sich vor, der Redakteur wäre im Nebenraum und Sie riefen ihm die Antwort zu. 

Die Kernbotschaft gehört möglichst schon in die Überschrift, spätestens in den ersten Absatz. Erst danach ist Raum für Hintergründe und Zusammenhänge.

Schreiben Sie kurze Sätze. Formulieren Sie so einfach wie möglich und vermeiden Sie Fachbegriffe. Benutzen Sie Beispiele. 

Vermeiden Sie Phrasen und Werbung, denn Redakteure können Werbung für ihre Leserschaft nicht verwenden. Vermeiden Sie Floskeln und Eigenlob. Schreiben Sie neutral und unaufdringlich.

Der Redakteur sollte das Wichtigste sofort herausgreifen können. Die Pressemeldung benötigt eine aussagekräftige Überschrift und ein Datum.

Geben Sie die wichtigsten Aussagen des Textes unter der Überschrift wieder, möglichst gegliedert durch Bullet Points. Grenzen Sie alle zwei bis drei Absätze durch Zwischenüberschriften voneinander ab. 

Unter die Pressemeldung gehört der Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer, falls der Redakteur Fragen hat.

Die Gestaltung der Pressemeldung ist ebenso wichtig wie der Text selbst. Verwenden Sie Ihr Corporate Design. Erläutern Sie Passagen mit Bildern, wenn es sinnvoll ist.

Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mail nicht mit Graphiken überladen ist: Eine Pressemeldung sollte nicht mehr als drei MB umfassen. 

Verschicken Sie Ihre Pressemeldung möglichst immer im Word und als Text direkt in der E-Mail. Redakteure schätzen PDFs nicht sonderlich, weil der Umgang mit diesem Format umständlich ist. 

(uqrl)